La gestión del tiempo en el ámbito de la prospección se convirtió en una verdadera preocupación. En primer lugar, para las gerencias ya que esto incide directamente en la facturación global de la empresa y luego, para los comerciales porque afecta el monto de sus ingresos anuales.

El rol del comercial comprende varias tareas diferentes. En primer lugar están las actividades relacionadas con la prospección. Es decir, con la identificación de prospectos (clientes potenciales), su calificación y el contacto directo con ellos.

Una vez calificado el prospecto y el primer contacto iniciado, hay que mejorar la relación. Es lo que llamamos la “alimentación”: un contacto regular cada vez más orientado a la venta. Y finalmente, tenemos un contrato: es decir la oferta, negociación y firma del contrato.

El desafío está en disminuir la carga de trabajo que suponen estas tres actividades. De hecho, todavía vemos a muchos comerciales que empiezan muy desanimados la etapa de prospección que dura semanas. Luego dedican mucho tiempo a la fase de “alimentación”. Y finalmente se encuentran con que están completamente sumergidos en la firma de contratos con aquellos clientes que mejor respondieron.

Sin embargo, aparecen algunos inconvenientes en esta metodología. Existe un riesgo de agotamiento de los comerciales que se involucran durante varias semanas en la fase de prospección y alimentación sin concretar la firma de ningún contrato. 

En estos casos, es muy difícil mantener la motivación del equipo. Por una parte, los ingresos entran a cuentagotas, lo que hace muy difícil ver en dónde estamos parados con respecto a la facturación anual. Por otro lado, los contratos llegan todos al mismo tiempo y esto obliga a aumentar la producción en momentos picos.

Lo ideal es llevar en paralelo la prospección, alimentación y firma de contratos. De esta manera, la facturación anual es homogénea y se puede planificar correctamente la producción. Los comerciales pueden seguir cerrando contratos aunque la prospección se dificulte. 

Otra estrategia para asegurarnos una utilización productiva del tiempo, es elaborar un marco de acción dentro de los equipos, basado en dos acciones: procesos y herramientas.

En cuanto a los procesos, es necesario definir precisamente qué acciones comerciales deben llevar a cabo y en qué momento deben hacerlo. ¿Después de cuántos días hay que contactar nuevamente al prospecto? ¿Cuándo hay que dejarlo pasar? ¿Hasta dónde ir en la negociación? etc.

La otra medida es la identificación de herramientas, es importante contar con un CRM y complementar con otras herramientas específicas como mailings, telefonía, etc.

Una vez que estas dos medidas se ponen en práctica, solo queda acompañar a los equipos comerciales en el cambio. La gestión del tiempo en los equipos es un desafío muy importante. Y si la solución pasa por crear un marco de acción, también hay que saber dar a los comerciales un margen de acción suficiente para que ellos mismos optimicen su propio tiempo. Después de todo, ellos también están interesados en obtener los mejores resultados.